Compliance & Ombudsmann

„Integrität ist Ehrensache“

I. Compliance

• Was bedeutet Compliance?
• Warum Compliance? 
   

II. Ombudsmann

• Ombudsmann – was ist das?
• Weiterführende Informationen / Datenschutz
• Kontakt zum Ombudsmann
   

I. Compliance

Die Baumschule Lorenz von Ehren hat im April 2009 damit begonnen, nach dem Vorbild verschiedener Großkonzerne ein sog. Compliance-Programm umzusetzen.

Was bedeutet Compliance?

Compliance bedeutet, dass in unserem Unternehmen sämtliche Abläufe, Zuständigkeiten und Strukturen daraufhin überprüft und gegebenenfalls verändert werden, um die Einhaltung von gesetzlichen und innerbetrieblichen Vorschriften bestmöglich sicherzustellen.

Dieses Compliance-Programms besteht dabei insbesondere aus:

• einer eingehenden Risikoanalyse,
• einem auf das Unternehmen maßgeschneiderten Verhaltenskodex,
• der Schulung unserer Mitarbeiter,
• der Bestellung eines Rechtsanwalts zum externen Ombudsmann für Hinweisgeber zur Verbesserung des Internen Kontrollsystems.
   

Warum Compliance?

Die Durchführung unseres Compliance-Programms bedeutet für uns keine lästige Pflichtübung, sondern gelebte Unternehmenskultur.

Denn wir sind der Überzeugung, dass die Sicherstellung von Compliance ein Ausdruck von guter und nachhaltiger Unternehmensführung ist und somit einen echten Vorteil gegenüber unseren Wettbewerbern darstellt.

Die Qualität unserer Produkte und die Zuverlässigkeit unseres Unternehmens sprechen für sich.

II. Das Ombudsmann-System

Dr. Oliver Pragal

Eine zentrale Säule unseres Compliance-Programms ist die Beauftragung eines externen Rechtsanwalts zum Ombudsmann für Hinweisgeber. Wir sind damit die erste Baumschule Deutschlands mit Ombudsmann und Vorreiter der Branche in Sachen Compliance.

Ombudsmann – was ist das?

Der Ombudsmann ist ein Ansprechpartner für Hinweisgeber, die sich – aus welchen Gründen auch immer – nicht direkt an die Geschäftsführung wenden möchten.

Unser Ombudsmann nimmt unter dem Schutz des Anwaltsgeheimnisses vertraulich Hinweise entgegen von Mitarbeitern, Geschäftspartnern und sonstigen Hinweisgebern auf

• unternehmensbezogene Straftaten,
• unzulässige Geschäftspraktiken,
• sonstige gravierende Risiken und strukturelle Defizite unserer Geschäftsabläufe.
   

Dabei darf der Ombudsmann die Hinweise ausschließlich im Falle der Freigabe durch den Hinweisgeber und auch nur im freigegebenen Umfang (z.B. ohne Angabe der Identität des Hinweisgebers oder unter Ausschluss bestimmter Details) an die Geschäftsführung weitergeben. Diese Freigabe kann auch noch nach dem Gespräch mit dem Ombudsmann verweigert werden.

Da der Ombudsmann somit für den Hinweisgeber eine Art „Treuhänder“ der mitgeteilten Informationen ist und seine Identität auf Wunsch geheim hält, besteht kein Anlass zu anonymen Hinweisen. Diese sind nicht unzulässig, werden jedoch zum Schutz der Betroffenen stets zurückhaltender bewertet.

Die Abgabe von Hinweisen, auch bei unklarer Verdachtslage, ist ein vorbildliches, couragiertes und loyales Verhalten, das nichts mit Denunziation zu tun hat. Dies gilt selbst dann, wenn sich ein gutgläubig abgegebener Hinweis nach seiner Prüfung als unbegründet herausstellen sollte.

Wir werden besonderes Augenmerk auf die kritische Prüfung aller, insbesondere jedoch der anonym abgegebenen Hinweise legen und stets die Unschuldsvermutung beachten. Wir werden einen Missbrauch des Ombudsmannes z.B. durch Denunziation nicht dulden.

Weiterführende Informationen / Datenschutz

Wir haben mit sofortiger Wirkung Herrn Rechtsanwalt Dr. Oliver Pragal zum externen Ombudsmann bestellt. Dr. Pragal ist Strafverteidiger, Compliance-Experte und bereits für einen Versicherungskonzern als Ombudsmann tätig.

Nähere Informationen zum Funktionieren des Ombudsmann-System finden sie als Frage-Antwort-Katalog („Frequently Asked Questions - FAQ“) auf dem eigens für unser Unternehmen eingerichteten Hinweisgeberportal unseres Ombudsmannes.

Detaillierte Regelungen wird die in Kürze im Intranet verfügbare Ombudsmann-Geschäftsordnung enthalten. Diese ist für die Akzeptanz und Vertrauenswürdigkeit unseres Ombudsmannes in dreierlei Hinsicht von zentraler Bedeutung:

Zunächst schafft diese die erforderliche Transparenz und Verbindlichkeit bezüglich der Funktionsweise, der Zuständigkeiten, Abläufe und Verfahrensgarantien des Ombudsmann-Systems.

Des Weiteren ist die Ombudsmann-Geschäftsordnung ein Garant für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen, zu denen wir uns uneingeschränkt bekennen.

Darüber hinaus ist es uns aus gegebenem Anlass ein wichtiges Anliegen, klarzustellen, dass wir unseren Mitarbeitern vertrauen und deren Privatsphäre respektieren. Das Ombudsmann-System dient daher keinesfalls der anlassunabhängigen Ausforschung und Überwachung unserer Mitarbeiter, sondern allein der Aufklärung von schwerwiegendem Fehlverhalten zu Lasten unseres Unternehmens bei konkreten Verdachtsmomenten.

Wir bitten um Verständnis, dass die Geschäftsordnung lediglich im Intranet einsehbar und für externe Hinweisgeber auf Anfrage beim Ombudsmann verfügbar ist, da es sich um schutzwürdiges „Knowhow“ unseres Unternehmens handelt.

Kontakt zum Ombudsmann

Wenn Sie einen Hinweis abgeben oder auch nur ein informelles Vorgespräch führen möchten, können Sie Dr. Pragal nach Belieben telefonisch (werktags von 09-18 Uhr), postalisch, per Fax oder E-Mail kontaktieren.

Die Kontaktdaten von Dr. Pragal lauten:
Kanzlei Dr. Oliver Pragal
Büschstraße 7
20354 Hamburg
Tel.: 040/636079-39
Fax: 040/636079-77
mail@kanzlei-dr-pragal.de